IT-Partner und KI im KMU: wer macht was?

Ein guter IT-Partner ist Gold wert. Er kennt Ihre Geräte, hält Updates und Virenschutz aktuell, rettet das Backup, wenn der Laptop im Zug liegen bleibt, und nimmt ab, wenn der Drucker wieder streikt. Dieser Artikel will ihn nicht ersetzen. Er klärt, wer bei KI was macht.

Er gehört zu unserer Reihe von Vergleichen: dieselben sechs Fragen für jedes Werkzeug. Weil jeder IT-Partner anders rechnet, nennen wir Spannen aus veröffentlichten Preislisten Schweizer Anbieter, gelesen am 14. Oktober 2026; die Quellen stehen am Schluss. Ihr Vertrag kann abweichen.

Was Sie heute nutzen

Die meisten KMU haben einen betreuten Arbeitsplatz: Geräte, Updates, Überwachung, Helpdesk und oft das Backup, pro Person und Monat abgerechnet. Schweizer Anbieter veröffentlichen dafür meist CHF 50.– bis 150.– pro Person und Monat, ohne die Lizenzen für Microsoft 365. Rundum-Pakete mit Lizenzen und Einsätzen vor Ort beginnen bei einzelnen Anbietern ab CHF 160.–. Für fünf Personen sind das grob CHF 250.– bis 750.– im Monat plus Lizenzen. Der Einstieg kostet je nach Anbieter CHF 500.– bis 5'000.–, und Arbeit ausserhalb der Pauschale wird meist zu CHF 110.– bis 250.– pro Stunde verrechnet.

Wo der IT-Partner stark ist

Im Betrieb. Er sorgt dafür, dass Geräte gepatcht, Konten gesichert und Daten wiederherstellbar sind, und er ist da, wenn etwas brennt. Er kennt Ihre Umgebung, Ihre Lizenzen und Ihre Leute. Gerade bei Sicherheit, Netzwerk und Hardware will man niemanden, der es zum ersten Mal macht.

Viele Partner bieten inzwischen auch etwas zu KI an, meist rund um Microsoft 365 Copilot: Workshops ab etwa CHF 2'000.–, Startpakete ab CHF 1'950.–, bei grossen Anbietern eine Bereitschaftsanalyse für CHF 7'900.–. Die Lizenz kostet bei Microsoft CHF 17.– pro Person und Monat. Das ist solide, wenn Ihr Ziel Copilot in Outlook und Word ist.

Wo der IT-Partner aufhört

• Er betreut Werkzeuge, nicht Abläufe. Keiner der Betreuungsverträge, die wir angesehen haben, enthält KI für die eigentliche Arbeit. Dass die Rechnung vom Mail ins Buchhaltungsprogramm kommt, bleibt Sache Ihres Teams.
• KI heisst meist Copilot. Die veröffentlichten KI-Pakete drehen sich um Microsoft 365. Was ausserhalb liegt, Bexio, Abacus, das Lieferantenportal, bleibt aussen vor oder wird zum Projekt nach Stunden.
• Die Verträge sind lang. Laufzeiten von 12 bis 24 Monaten mit 3 bis 6 Monaten Kündigungsfrist sind üblich. Die Übergabe der Daten beim Wechsel kostet bei manchen Anbietern nach Aufwand, und nach Vertragsende dürfen einige die Daten löschen.
• Wissen über Abläufe wohnt beim Partner. Skripte, Einstellungen und Notizen liegen oft in seinen Werkzeugen. Wer wechselt, lernt das beim Wechsel.

Ihr IT-Partner mit unserer Plattform

Der erste Weg lässt alles, wie es ist, und legt eine Schicht darüber. Ihr IT-Partner behält Geräte, Netzwerk, Sicherheit und Lizenzen. Wir richten die Jules Solutions Platform ein, mit seiner Freigabe (Freigabe bedeutet: Eine Person entscheidet, bevor eine von der KI vorbereitete Nachricht nach aussen geht oder Geld ausgegeben wird.), wo es sie braucht, und verbinden sie mit Ihrer Umgebung: mit Microsoft 365 über einen Agenten (Ein KI-Agent bearbeitet eine festgelegte Aufgabe in mehreren Schritten; bevor etwas nach aussen geht, entscheidet eine Person.) in Copilot Studio oder direkt, mit Bexio, Abacus und Ihren anderen Systemen im vereinbarten Umfang.

Danach übernimmt die Plattform die Arbeit zwischen den Programmen: Dokumente lesen, Aufgaben anlegen, Workflows (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.) starten, Ergebnisse ablegen. Eine Nachricht nach aussen oder eine Zahlung verschickt sie erst, wenn eine Person entschieden hat, und jeder Schritt steht im Protokoll (Ein Protokoll, auf Englisch Log, hält fest, was ein Programm oder ein KI-Agent wann getan hat.). Einen dauerhaften Fernzugriff (Beim Fernzugriff arbeitet jemand über das Internet an Ihrem Gerät, ohne vor Ort zu sein, etwa um ein Programm einzurichten.) haben wir dabei nicht: Jede Sitzung braucht Ihre Zustimmung, und wir arbeiten nur aus der Schweiz.

Für fünf Personen: das Operator System (Das Operator System ist unser Paket für Teams, CHF 3'500.– bis 5'000.–: die gemeinsame Basis mit Workflows für das Team und angebundenen Systemen.) als gemeinsame Basis, CHF 3'500.– bis 5'000.– einmalig, mit sechs Monaten Business-Seat (Der Business-Seat gibt einer Person Zugang zu unserer Plattform (offene Alpha). Pro Setup enthält drei Monate, das Operator System sechs je Person.) je Person; danach CHF 199.– pro Person und Monat, jährlich bezahlt CHF 169.–. Ihren IT-Partner bezahlen Sie weiter wie heute.

Das ganze System

Im ganzen System richten wir für jede Person einen Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.) ein, einen Ordner auf ihrem Rechner mit Arbeitsdateien und Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben, nach PARA (PARA ordnet eine Ablage in vier Bereiche: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archiv.) geordnet und in Obsidian (Obsidian ist ein Notizprogramm, das einen Ordner mit Textdateien auf Ihrem Rechner als verknüpfte Notizen anzeigt.) lesbar, dazu das gemeinsame Projekt-Repository für das Team. Ein KI-Harness (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.) arbeitet darin, wir empfehlen Claude Code (Claude Code ist ein KI-Harness von Anthropic. Es läuft auf Ihrem Rechner, liest Dateien und führt Arbeitsschritte aus, die Sie in normaler Sprache beschreiben.). Workflows starten mit einem kurzen Befehl (Ein Befehl startet einen festgelegten Workflow. Im Pro Setup richten wir drei bis fünf solcher Befehle für Ihre Abläufe ein.), durch eine eingehende Mail oder nach Zeitplan und laufen auf Ihrem Gerät, auf einem Rechner im Betrieb, auf unserer Plattform oder bei einem Cloud-Anbieter (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.), wie es die Offerte festhält.

Die Plattform läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz. Sicherungen legen wir lokal auf Ihrem Gerät an, auf einem Netzwerkspeicher oder gehostet in der Schweiz bei Exoscale (Exoscale ist ein Schweizer Cloud-Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz.). Bei der Übergabe entziehen wir unseren Zugriff, und Zugangsdaten, die wir kannten, ersetzen Sie. Die Plattform ist in der offenen Alpha-Phase (Offene Alpha heisst: Die Plattform ist in einer frühen Phase, wir nutzen sie selbst, und sie ändert sich laufend.); wir führen unsere eigene Firma darauf.

Auf Wunsch betreuen wir das System danach weiter: Überwachung, grundlegende Wartung, Updates und persönliche Hilfe für CHF 500.– bis 2'000.– im Monat, monatlich kündbar mit einem Monat Frist. Ihr IT-Partner bleibt für Geräte und Netzwerk zuständig, wenn Sie das wollen. Für fünf Personen kostet die Einrichtung CHF 10'950.– bis 12'450.– einmalig, mit 60 Tagen Begleitung (Begleitung heisst: In den ersten 30 Tagen (Pro Setup) oder 60 Tagen (Operator System) nach der Übergabe sind Fragen und Anpassungen per E-Mail und Telefon enthalten.), danach die Business-Seats und die Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.).

Unser Urteil

Behalten Sie Ihren IT-Partner. Wirklich. Geräte, Netzwerk und Sicherheit gehören in erfahrene Hände, und wenn Ihr Ziel Copilot in Outlook ist, ist er dafür die richtige Adresse.

Wenn Ihr Team aber Zeit mit Arbeit verliert, die zwischen den Programmen passiert, löst ein weiterer Betreuungsvertrag das nicht. Dafür ist der erste Weg gedacht: Ihr IT-Partner betreut die Werkzeuge, die Plattform erledigt die Arbeit dazwischen. Das ganze System lohnt sich, wenn Sie Abläufe, Daten und Modelle selbst bestimmen wollen und eine Betreuung möchten, die Sie monatlich kündigen können.

Was Sie Ihren IT-Partner und uns vor einem Auftrag fragen sollten, steht in «Fünf Fragen vor der KI-Automatisierung im KMU».