Microsoft 365 Copilot im KMU: Office kann er, und der Rest?

Wenn Ihr Betrieb mit Microsoft 365 arbeitet, liegt Copilot nahe. Kein neues Programm, keine neue Oberfläche, einfach ein Knopf mehr in den Programmen, die Ihr Team ohnehin offen hat. Das ist ein echter Vorteil, und wir unterschätzen ihn nicht.

Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe von Vergleichen: dieselben sechs Fragen für jedes Werkzeug, damit Sie die Wege nebeneinanderlegen können. Die Angaben von Microsoft haben wir am 14. Oktober 2026 gelesen; die Quellen stehen am Schluss.

Was Sie heute nutzen

Für Firmen bis 300 Personen verkauft Microsoft Copilot Business als Zusatz zu Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium. In der Schweiz kostet er CHF 17.– pro Person und Monat bei Jahresbindung, ohne MWST. Wer bis Ende 2026 abschliesst, zahlt im ersten Jahr CHF 14.57. Die Schweizer Preisseite zeigt auch ein Monatsabo für CHF 20.40. Dazu kommt Microsoft 365 selbst, etwa Business Standard für CHF 11.34. Ohne Copilot-Lizenz bleibt Copilot Chat: Er sucht vor allem im Web und arbeitet mit Dateien, die Sie hochladen.

Wo Copilot stark ist

Copilot kennt Ihren Arbeitstag. Mit Lizenz greift er auf Mails, Dateien, Sitzungen und Chats zu, auf die die jeweilige Person Zugriff hat. Er fasst einen langen Mailverlauf in Outlook zusammen, schreibt nach einer Teams-Sitzung die Notizen und Aufgaben, entwirft in Word, wertet in Excel aus und baut Folien in PowerPoint. Agenten (Ein KI-Agent bearbeitet eine festgelegte Aufgabe in mehreren Schritten; bevor etwas nach aussen geht, entscheidet eine Person.) wie Researcher und Analyst sind dabei, und in Copilot Studio bauen Sie eigene.

Auch der Rahmen stimmt für viele KMU. Microsoft trainiert seine Modelle (Ein Sprachmodell ist die eigentliche KI hinter einem KI-Assistenten: Es hat aus sehr viel Text gelernt und schreibt zu einer Eingabe eine Antwort.) nicht mit Ihren Eingaben, Antworten oder Daten aus Microsoft 365. Für Schweizer Tenants speichert Microsoft die Copilot-Interaktionen laut Produktbedingungen in der Schweiz, in Rechenzentren in Genf und Zürich. Und Copilot zeigt nur, was die Person ohnehin sehen darf.

Wenn Ihr Team den Tag in Outlook und Teams verbringt, ist das viel Hilfe für CHF 17.– im Monat.

Wo Copilot aufhört

• Copilot kennt Microsoft 365, nicht Ihren ganzen Betrieb. Bexio, Abacus, das Transportsystem oder der alte Ordner auf dem Server (Ein Server ist ein Rechner, der ständig läuft und anderen Geräten Dienste bereitstellt, etwa E-Mails, Dateien oder eine Website.) liegen ausserhalb. Dafür braucht es Connectoren oder eigene Agenten, und wer sie baut, betreibt sie auch. Manche verbrauchen zusätzlich Guthaben in Copilot Studio.
• Copilot findet, was Ihre Leute sehen dürfen. Genau das ist das Risiko. Die Standardfreigabe in SharePoint ist laut Microsoft die offenste Option. Sind die Berechtigungen gewachsen statt geplant, findet Copilot auch die Lohnliste. Aufräumen kommt vor dem Einschalten.
• Speicherung in der Schweiz ist kein Selbstläufer. Bei Tenants, die nach dem 14. September 2026 eröffnet wurden, ist die Einstellung für die Speicherung im Land standardmässig aus. Bei Spitzenlast kann Microsoft die Verarbeitung in die USA, nach Kanada oder Australien verlagern, wenn Ihr Admin das nicht abschaltet. Modelle von Anthropic (Ein KI-Anbieter betreibt Sprachmodelle und verkauft den Zugang dazu, etwa OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude) oder Google (Gemini).) und die Websuche über Bing liegen ausserhalb der EU-Datengrenze.
• Ein Ablauf ist mehr als eine Antwort. Copilot entwirft und fasst zusammen. Damit aus einer eingehenden Rechnung eine Buchung wird, braucht es einen Workflow (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.), der Systeme verbindet, prüft und anhält, wenn ein Mensch entscheiden muss. Den baut Copilot nicht von selbst.

Copilot mit unserer Plattform verbunden

Ihr Team bleibt in Outlook, Teams und Word. Wir richten in Copilot Studio einen Agenten ein und verbinden ihn über das MCP-Gateway (MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den eine KI-Arbeitsumgebung (KI-Harness) Programme und Datenquellen nutzen kann.) mit der Jules Solutions Platform. Copilot Studio unterstützt MCP offiziell; die Verbindung läuft über die Power-Platform-Connectoren und damit unter den Richtlinien, die Ihr Admin dort setzt. Für Personen mit Copilot-Lizenz ist die Nutzung solcher Agenten innerhalb von Microsoft 365 im Rahmen der fairen Nutzung inbegriffen.

Danach fragt Copilot nicht nur Microsoft 365, sondern auch die Plattform. Er legt Aufgaben an, lässt Rechnungen und Lieferscheine von der Dokumentverarbeitung lesen, schreibt in Ihre Datenbank mit eigenen Strukturen (Eine Datenbank, deren Tabellen und Felder Sie festlegen, etwa für Lieferanten oder Aufträge.) und startet Workflows, die Bexio, Abacus oder Ihr Transportsystem im vereinbarten Umfang ansprechen. Wie ein Knopf in Outlook markierte Mails an einen Assistenten übergibt, der erkennt, zuordnet, ausführt und meldet, zeigt der Fall aus der Firma unseres Mitgründers: «Vom Posteingang zur Buchung: ein Klick, volle Kontrolle».

Die Plattform hält an, wo es zählt: Eine Nachricht nach aussen oder eine Zahlung verschickt sie erst, wenn eine Person entschieden hat. Die Verbindung sieht nur die Projekte, die Sie freigeben, und jeder Aufruf steht im Protokoll (Ein Protokoll, auf Englisch Log, hält fest, was ein Programm oder ein KI-Agent wann getan hat.). Arbeitet Ihr IT-Partner am Tenant, stimmen wir die Freigaben mit ihm ab.

Für fünf Personen: das Operator System (Das Operator System ist unser Paket für Teams, CHF 3'500.– bis 5'000.–: die gemeinsame Basis mit Workflows für das Team und angebundenen Systemen.) als gemeinsame Basis, CHF 3'500.– bis 5'000.– einmalig, mit sechs Monaten Business-Seat (Der Business-Seat gibt einer Person Zugang zu unserer Plattform (offene Alpha). Pro Setup enthält drei Monate, das Operator System sechs je Person.) je Person; danach CHF 199.– pro Person und Monat, jährlich bezahlt CHF 169.–. Copilot bezahlen Sie weiter wie heute.

Das ganze System

Im ganzen System bleibt Microsoft 365 das, was es gut kann: Mail, Kalender, Dateien und Sitzungen. Die Arbeit selbst organisieren wir darum herum. Jede Person hat einen Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.), einen Ordner auf ihrem Rechner mit Arbeitsdateien und Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben, nach PARA (PARA ordnet eine Ablage in vier Bereiche: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archiv.) geordnet und in Obsidian (Obsidian ist ein Notizprogramm, das einen Ordner mit Textdateien auf Ihrem Rechner als verknüpfte Notizen anzeigt.) lesbar. Was das Team teilt, liegt im gemeinsamen Projekt-Repository.

Ein KI-Harness (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.) arbeitet darin; wir empfehlen Claude Code (Claude Code ist ein KI-Harness von Anthropic. Es läuft auf Ihrem Rechner, liest Dateien und führt Arbeitsschritte aus, die Sie in normaler Sprache beschreiben.), die Plattform ist an keinen Agenten gebunden. Workflows starten mit einem kurzen Befehl (Ein Befehl startet einen festgelegten Workflow. Im Pro Setup richten wir drei bis fünf solcher Befehle für Ihre Abläufe ein.), durch eine Mail in Outlook oder nach Zeitplan, und laufen auf Ihrem Gerät, auf einem Rechner im Betrieb, auf unserer Plattform oder bei einem Cloud-Anbieter (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.), wie es die Offerte festhält. KI-Agenten erledigen Teilaufgaben in abgeschlossenen Bereichen, schlagen Änderungen vor, und eine Person nimmt sie an.

Die Plattform läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz. Das Sprachmodell wählen wir mit Ihnen: in der Cloud bei Anbietern in den USA oder der EU, oder als Open-Weight-Modell (Ein Open-Weight-Modell ist ein Sprachmodell, dessen Gewichte frei verfügbar sind, sodass es auf eigener Hardware laufen kann.) auf eigener Hardware, wenn etwas den Betrieb nicht verlassen soll. Die Plattform ist in der offenen Alpha-Phase (Offene Alpha heisst: Die Plattform ist in einer frühen Phase, wir nutzen sie selbst, und sie ändert sich laufend.), und wir führen unsere eigene Firma darauf; deshalb richten wir sie mit Ihnen ein.

Für fünf Personen: das Operator System und ein Pro Setup (Pro Setup ist unser empfohlenes Paket für CHF 1'490.–: Vault, Workflows mit KI-Agenten, erste Anbindungen, eine Einführungssitzung und drei Monate Business-Seat.) je Person, zusammen CHF 10'950.– bis 12'450.– einmalig, mit 60 Tagen Begleitung (Begleitung heisst: In den ersten 30 Tagen (Pro Setup) oder 60 Tagen (Operator System) nach der Übergabe sind Fragen und Anpassungen per E-Mail und Telefon enthalten.). Danach die Business-Seats wie oben und die Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.) bei Ihrem Anbieter.

Unser Urteil

Copilot ist dort stark, wo Ihre Arbeit schon in Microsoft 365 liegt. Wenn Ihr Team vor allem Mails beantwortet, Sitzungen zusammenfasst und Dokumente entwirft, und Ihre Berechtigungen aufgeräumt sind, ist Copilot Business die naheliegende Wahl. Fangen Sie damit an; was Ihre Lizenzen sonst schon können, zeigt «Die günstigste Lösung ist vielleicht schon installiert».

Springt die Arbeit aber zwischen Outlook, Bexio und dem Lieferantenportal hin und her, hilft Copilot beim Schreiben und lässt Sie beim Übertragen allein. Dann ist der erste Weg der kleinste Schritt: Copilot bleibt, und die Plattform übernimmt, was zwischen den Systemen passiert. Das ganze System lohnt sich, wenn Abläufe über Microsoft hinaus laufen sollen und Sie selbst bestimmen wollen, wo Daten und Modelle liegen.