Fünf Fragen vor der KI-Automatisierung im KMU

Ein automatisierter Ablauf muss auch mit Ausnahmen zurechtkommen: Eine Rechnung enthält keine Bestellnummer, ein Formular ändert sich oder eine Schnittstelle (Eine API ist eine Schnittstelle, über die ein Programm Daten oder Funktionen eines anderen Programms nutzt, ohne Bildschirm und Maus.) fällt aus. Fragen Sie deshalb nicht nur, was die Lösung im Normalfall tut, sondern auch, wer bei einem Fehler eingreift und wie die Arbeit weitergeht.

Für die folgenden Fragen brauchen Sie keine technischen Begriffe. Notieren Sie Ihre Antworten vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter. So besprechen Sie Ihren Ablauf statt nur dessen Vorschlag.

1. Was soll am Ende anders sein?

«Rechnungen automatisieren» beschreibt ein Vorhaben. Ein prüfbares Ziel wäre zum Beispiel: «Die Angaben aus eingehenden Lieferantenrechnungen werden für die Prüfung erfasst. Eine Person gibt jede Rechnung frei, bevor sie gebucht wird.»

Beschreiben Sie, wo der Ablauf beginnt und was am Ende vorliegen soll. Kennen Sie die einzelnen Schritte noch nicht, halten Sie zuerst fest, wie die Arbeit heute abläuft. Im Beitrag «Wo bleibt die Zeit?» erfahren Sie, wie Sie den Ablauf erfassen.

Halten Sie fest, was der Auftrag nicht umfasst. Das Erfassen der Rechnungsangaben ist ein Schritt; die Freigabe (Freigabe bedeutet: Eine Person entscheidet, bevor eine von der KI vorbereitete Nachricht nach aussen geht oder Geld ausgegeben wird.) bleibt bei einem Menschen, die Buchung ist ein weiterer Schritt.

2. Wer ist nach der Übergabe zuständig?

Benennen Sie eine Person im Unternehmen, die den Ablauf kennt und Fehler oder Änderungswünsche aufnehmen kann. Klären Sie zugleich, welche Aufgaben beim Anbieter bleiben. Beides gehört vor dem Start auf den Tisch.

Lassen Sie sich erklären, was Sie bei der Übergabe erhalten und wer anschliessend worauf zugreifen kann:

• Auf wessen Namen laufen Konten und Lizenzen, und wer verwaltet die Zugänge?
• Wo sind Ablauf, Einstellungen und Grenzen dokumentiert?
• Wer lernt im Team, die Lösung zu nutzen und zu prüfen?
• Wie kann Ihr Team weiterarbeiten, wenn der Anbieter nicht erreichbar ist?

Was unsere Pakete bei der Übergabe und danach umfassen und welche Kosten zusätzlich anfallen können, steht im Paketvergleich.

3. Welche Software nutzen Sie bereits?

Listen Sie auf, welche Programme Sie für diesen Ablauf nutzen. Prüfen Sie, welche Funktionen Sie bereits bezahlen und ob es reicht, die Programme anders einzurichten. Nicht jede wiederkehrende Aufgabe braucht eine neue Anwendung. Eine Anleitung dazu finden Sie in «Die günstigste Lösung ist vielleicht schon installiert».

Geben Sie einem Anbieter diese Liste mit der Offertanfrage. Fragen Sie bei jedem neuen Werkzeug, welchen Schritt es übernimmt und warum die vorhandene Software dafür nicht genügt.

4. Wie prüfen Sie, ob es funktioniert?

Wählen Sie eine Kennzahl, die Sie vor und nach der Einrichtung auf dieselbe Weise erfassen können. Bei Rechnungen können Sie zählen, wie viele Angaben von Hand korrigiert werden müssen. Bei Anfragen können Sie zählen, wie viele länger als einen Tag liegen bleiben.

Halten Sie Ihren heutigen Messwert fest und vereinbaren Sie, wer nach der Einrichtung erneut misst. Notieren Sie auch Fehler im neuen Ablauf. Zwei Wochen nach der Übergabe prüfen wir mit Ihnen, wie das Setup im Alltag funktioniert.

5. Was geschieht bei einem Fehler?

Nehmen Sie einen konkreten Ausnahmefall: Eine Rechnung enthält ein neues Feld oder die Verbindung zur Buchhaltungssoftware ist unterbrochen. Fragen Sie, ob der Vorgang stoppt, wer ihn sieht und wie die Arbeit weitergeht.

Lassen Sie sich für solche Fälle zeigen, welche Angaben die Lösung übernimmt, was sie als unklar markiert und was protokolliert wird. Legen Sie fest, welche Schritte ein Mensch prüft. Eine Person muss freigeben, bevor eine Nachricht nach aussen verschickt oder eine Zahlung ausgelöst wird.

Schreiben Sie die Antworten auf eine Seite

Mit denselben fünf Antworten können Sie mehrere Offerten vergleichen. Schlägt ein Anbieter zusätzliche Aufgaben oder eine andere Zuständigkeit vor, sehen Sie, worüber Sie entscheiden müssen.

Einen ersten Ablauf auswählen

Wenn Sie noch nicht wissen, welchen Ablauf Sie zuerst prüfen sollen, beginnen Sie mit dem kostenlosen Interview. Es fragt nach Ihrer Arbeit, eine Frage nach der anderen; nach der zweiten Stufe zeigt Ihnen Ihr Bericht, wo es sich lohnt, anzufangen, und welches Paket passt.