Zapier und Make im KMU: Klebstoff mit Zähler

Irgendwann hat jemand in Ihrem Betrieb genug davon gehabt, Formulardaten von Hand ins CRM zu tippen, und einen Zap gebaut. Das war eine gute Entscheidung. Vielleicht sind es heute zwanzig Zaps oder Szenarien, und eine Person weiss, wie sie zusammenhängen.

Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe von Vergleichen: dieselben sechs Fragen für jedes Werkzeug. Preise und Funktionen haben wir am 14. Oktober 2026 auf den Seiten von Zapier und Make gelesen; die Quellen stehen am Schluss.

Was Sie heute nutzen

Zapier verbindet laut eigener Seite über 9'000 Apps. Gezählt wird in Tasks: jeder erfolgreiche Aktionsschritt kostet einen. Pro gibt es für eine Person ab USD 19.99 im Monat; für ein Team braucht es den Team-Plan, mit 2'000 Tasks für USD 69.– im Monat bei jährlicher und USD 103.50 bei monatlicher Zahlung.

Make verbindet über 3'500 Apps und zählt in Credits: die meisten Module kosten einen, ein Lauf kann von zwei bis zu Tausenden verbrauchen. Der Teams-Plan mit 10'000 Credits kostet USD 29.– im Monat bei jährlicher und USD 34.12 bei monatlicher Zahlung, mit beliebig vielen Personen. Beide nennen Preise in USD ohne Steuern.

Wo Zapier und Make stark sind

Für klar geregelte Abläufe zwischen Cloud-Diensten sind beide hervorragend. Ein neues Formular, ein neuer Kontakt im CRM, eine Nachricht im Teamchat, eine Zeile in der Tabelle: so etwas steht in einer Stunde und läuft dann jahrelang. Filter, Verzweigungen, Zeitpläne und Webhooks sind dabei, und beide bieten KI-Schritte und KI-Agenten (Ein KI-Agent bearbeitet eine festgelegte Aufgabe in mehreren Schritten; bevor etwas nach aussen geht, entscheidet eine Person.) an.

Beide sprechen inzwischen MCP (MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den eine KI-Arbeitsumgebung (KI-Harness) Programme und Datenquellen nutzen kann.), das offene Protokoll (Ein Protokoll, auf Englisch Log, hält fest, was ein Programm oder ein KI-Agent wann getan hat.), über das KI Werkzeuge nutzt. Mit Zapier MCP kann zum Beispiel Claude (Ein KI-Assistent ist ein Chatprogramm wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Perplexity: Sie schreiben in normaler Sprache, und ein Sprachmodell antwortet.) oder ChatGPT Aktionen in Ihren Apps auslösen; ein Aufruf kostet zwei Tasks. Make stellt Szenarien als Werkzeuge für KI bereit, und beide können umgekehrt fremde MCP-Server aufrufen, als Beta.

Beim Datenschutz punktet Make mit der Wahl zwischen einem Rechenzentrum in der EU und einem in den USA. Beide haben SOC-2-Berichte und Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung.

Wo Zapier und Make aufhören

• Der Zähler läuft mit. Jeder Schritt kostet, KI-Schritte bei Zapier bis zu fünf Tasks. Wächst Ihr Volumen, wechseln Sie die Stufe; bei Zapier verrechnet das Nachkaufen von Tasks einen Aufschlag, bei Make stoppen Szenarien, wenn die Credits aufgebraucht sind.
• Nur Cloud (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.) zu Cloud. Zapier läuft laut eigener Aussage nur in der Cloud. Make bietet einen Agenten für lokale Netze nur in Enterprise. Die MS-Access-Datenbank im Büro oder Dateien auf dem Server (Ein Server ist ein Rechner, der ständig läuft und anderen Geräten Dienste bereitstellt, etwa E-Mails, Dateien oder eine Website.) erreichen Sie damit kaum.
• Regeln, keine Urteile. Ein Zap folgt dem Schema, das jemand gebaut hat. Ein Lieferschein mit ungewohntem Aufbau oder eine Mail, die zwei Dinge will, passt nicht hinein, und dann landet die Arbeit wieder bei einem Menschen.
• Das Wissen steckt im Konto. Der Ablauf lebt als Diagramm beim Anbieter. Zaps exportieren können Sie bei Zapier ab dem Team-Plan; Make exportiert Szenarien als Blueprint, ohne die Verbindungen. Wer den Zap gebaut hat, ist oft die einzige Dokumentation.
• Die Daten liegen beim Dienst. Zapier speichert in den USA, eine Option für Europa gibt es laut Zapier nicht. Bei Make wählen Sie EU oder USA einmal bei der Eröffnung; später lässt sich das nicht ändern.

Zapier oder Make mit unserer Plattform verbunden

Der erste Weg wirft nichts weg. Ihre Zaps und Szenarien laufen weiter, und die Plattform übernimmt, was sie nicht gut können. Die Verbindung geht in beide Richtungen über MCP: Ein Zap ruft die Plattform auf, wenn ein Dokument gelesen oder eine Entscheidung vorbereitet werden muss. Und die KI-Agenten der Plattform nutzen Zapier MCP oder Ihre Make-Szenarien als Werkzeuge, wenn eine App nur dort angebunden ist.

Damit kommt Urteilskraft in den Ablauf. Die Dokumentverarbeitung liest den Lieferschein mit dem ungewohnten Aufbau; kann sie ein Dokument nicht sicher lesen, meldet der Workflow (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.) es einer Person, statt zu raten. Eine Nachricht nach aussen oder eine Zahlung bereitet die Plattform vor und verschickt sie erst, wenn eine Person entschieden hat. Jeder Schritt steht im Protokoll, mit dem Zustand davor und danach.

Für fünf Personen: das Operator System (Das Operator System ist unser Paket für Teams, CHF 3'500.– bis 5'000.–: die gemeinsame Basis mit Workflows für das Team und angebundenen Systemen.) als gemeinsame Basis, CHF 3'500.– bis 5'000.– einmalig, mit sechs Monaten Business-Seat (Der Business-Seat gibt einer Person Zugang zu unserer Plattform (offene Alpha). Pro Setup enthält drei Monate, das Operator System sechs je Person.) je Person; danach CHF 199.– pro Person und Monat, jährlich bezahlt CHF 169.–. Zapier oder Make bezahlen Sie weiter, vermutlich mit weniger Schritten.

Das ganze System

Im ganzen System sind Ihre Abläufe keine Diagramme in einem fremden Konto, sondern Workflows mit Anleitungen als Dateien: im Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.) einer Person oder im gemeinsamen Projekt-Repository, mit Versionen und jemandem, der Änderungen annimmt. Ein Workflow hält fest, was hineingeht, welche Schritte folgen und wo eine Person prüft.

Workflows starten mit einem kurzen Befehl (Ein Befehl startet einen festgelegten Workflow. Im Pro Setup richten wir drei bis fünf solcher Befehle für Ihre Abläufe ein.), durch eine eingehende Mail oder nach Zeitplan. Sie laufen auf Ihrem Gerät, auf einem Rechner in Ihrem Betrieb, auf unserer Plattform oder bei einem Cloud-Anbieter, wie es die Offerte festhält. Läuft ein Workflow auf einem Rechner im Betrieb, erreicht er auch die Access-Datenbank und den Ordner auf dem Server. Bricht ein Lauf ab, setzt die Plattform ihn fort, ohne eine Nachricht doppelt zu verschicken. Angebunden haben wir zum Beispiel schon Bexio, Abacus und ein Transportmanagementsystem.

Die Plattform läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz und ist in der offenen Alpha-Phase (Offene Alpha heisst: Die Plattform ist in einer frühen Phase, wir nutzen sie selbst, und sie ändert sich laufend.); wir führen unsere eigene Firma darauf. Für fünf Personen: das Operator System und ein Pro Setup (Pro Setup ist unser empfohlenes Paket für CHF 1'490.–: Vault, Workflows mit KI-Agenten, erste Anbindungen, eine Einführungssitzung und drei Monate Business-Seat.) je Person, zusammen CHF 10'950.– bis 12'450.– einmalig, mit 60 Tagen Begleitung (Begleitung heisst: In den ersten 30 Tagen (Pro Setup) oder 60 Tagen (Operator System) nach der Übergabe sind Fragen und Anpassungen per E-Mail und Telefon enthalten.), danach die Business-Seats und die Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.). Zapier oder Make dürfen bleiben, wo eine App nur dort angebunden ist.

Unser Urteil

Für einfache Wege von Cloud zu Cloud gibt es nichts Günstigeres. Wenn Ihre Abläufe aus klaren Regeln bestehen und eine Person sie gern pflegt, bleiben Sie bei Zapier oder Make. Nicht jede Wiederholung braucht KI, und ein Zap für USD 69.– im Monat ist keine Schande.

Sobald aber Dokumente gelesen, Ausnahmen beurteilt oder Freigaben eingeholt werden müssen, wird der Zap zur Baustelle. Dann ist der erste Weg der kleinste Schritt: Ihre Zaps bleiben, die Plattform übernimmt das Urteil. Das ganze System lohnt sich, wenn Abläufe auch lokale Software erreichen sollen, wenn Sie nicht pro Schritt bezahlen wollen und wenn das Wissen über Ihre Abläufe Ihnen gehören soll statt einem Konto.

Bevor Sie sich entscheiden, lohnt ein Blick auf den Ablauf selbst: Wie Sie ihn festhalten, zeigt «Wo bleibt die Zeit?».