Eine Lieferantenrechnung kommt per E-Mail. Jemand tippt Angaben ab, sucht die Bestellung und wartet auf die Freigabe (Freigabe bedeutet: Eine Person entscheidet, bevor eine von der KI vorbereitete Nachricht nach aussen geht oder Geld ausgegeben wird.). Wer nur die Bearbeitungszeit schätzt, übersieht leicht die Suche und das Warten.

Nehmen Sie deshalb eine wiederkehrende Aufgabe unter die Lupe. Halten Sie fest, was bei jedem Durchlauf geschieht, wer beteiligt ist und wo die Arbeit liegen bleibt. Papier oder eine einfache Tabelle genügen.

Nicht nur die Bearbeitungszeit erfassen

Fragen Sie nicht nur «Wie lange dauert die Bearbeitung?», sondern auch: Wo muss jemand eine Datei suchen, eine Rückfrage stellen oder auf eine Freigabe warten? Halten Sie Bearbeitungszeit und Wartezeit getrennt fest.

Bitten Sie die Person, die die Aufgabe erledigt, die Schritte selbst festzuhalten. Gehen Sie die Notizen später gemeinsam durch. So sehen Sie auch, welche Umwege im Alltag nötig sind und warum.

Schritt 1: Eine wiederkehrende Aufgabe wählen

Wählen Sie eine Aufgabe, die mindestens wöchentlich anfällt und mehrere Stationen hat. Das kann eine Anfrage bis zur Offerte sein, eine Lieferantenrechnung bis zur Freigabe oder ein Bericht von den Rohdaten bis zum versendeten PDF. Begrenzen Sie die Beobachtung auf einen solchen Ablauf.

Seltene Aufgaben oder solche, die jedes Mal anders ablaufen, eignen sich für den Anfang weniger gut. Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie mehrfach beobachten können.

Schritt 2: Jeden Durchlauf notieren

Legen Sie für jeden Durchlauf eine eigene Seite auf Papier oder einen eigenen Abschnitt in einer Tabelle an. Notieren Sie jeden Schritt in einer eigenen Zeile. Schreiben Sie auf, was tatsächlich geschah, nicht nur, was laut Anleitung passieren sollte:

  1. Was ist passiert? Zum Beispiel: «Adresse aus der E-Mail ins Offertprogramm übertragen».
  2. Wo fand der Schritt statt, etwa im E-Mail-Postfach, am Telefon oder auf Papier?
  3. Wer hat den Schritt erledigt?
  4. Wie lange dauerte die Bearbeitung ungefähr?
  5. Was hat diesen Schritt aufgehalten, und wie lange ungefähr?

Vergleichen Sie die Durchläufe nach einer Woche. Kommen dieselben Rückfragen, Eingaben oder Wartezeiten wieder vor? Es geht zunächst um ein brauchbares Bild, nicht um eine genaue Zeitmessung.

Schritt 3: Die Schritte markieren

Gehen Sie die Notizen mit der Person durch, die die Arbeit macht. Markieren Sie, was bei jedem Schritt im Vordergrund steht:

  • Abtippen: Eine bereits vorhandene digitale Angabe wird von Hand erneut eingegeben.
  • Suchen: Ein Dokument, eine Angabe oder die aktuelle Version muss erst gefunden werden.
  • Warten: Die Arbeit ruht, bis eine Antwort, Unterlage oder Freigabe vorliegt.
  • Urteilen: Eine Person muss prüfen, abwägen oder eine Entscheidung treffen.

Abtippen oder Suchen lässt sich vielleicht vereinfachen. Wenn Sie «Warten» markieren, fragen Sie nach dem Grund. «Urteilen» zeigt, wo ein Mensch entscheiden muss. Nicht jeder markierte Schritt braucht ein neues Werkzeug.

Schritt 4: Eine Änderung auswählen

Nehmen Sie einen Schritt, der mehrfach auftritt oder lange liegen bleibt. Fragen Sie: Warum wird die Adresse erneut eingegeben? Wer muss die Rechnung freigeben, und welche Angaben fehlen dafür? Würde eine klare Vorlage (Eine Vorlage ist ein vorbereiteter Aufbau, etwa für ein Dokument, eine E-Mail oder eine Ablage, den man für jeden Fall nur noch ergänzt.) die Suche nach der richtigen Datei beenden?

Manchmal genügt eine Ablageregel, eine Vertretung oder eine Vorlage. An anderer Stelle kann es sinnvoll sein, Programme zu verbinden oder Angaben aus Dokumenten für die Prüfung vorzubereiten. Entscheiden Sie erst nach dem Blick auf den Ablauf, ob KI dafür nötig ist. Bevor eine Nachricht nach aussen verschickt oder eine Zahlung ausgelöst wird, muss ein Mensch sie freigeben.

Arbeitsblatt

Arbeitsblatt: Ein Durchlauf auf einer Seite

Nutzen Sie für jeden Durchlauf eine eigene Seite oder einen Tabellenabschnitt. Schreiben Sie für jeden Schritt eine Zeile und halten Sie fest:

Heben Sie die Notizen auf. Damit können Sie eine mögliche Änderung später am ursprünglichen Ablauf prüfen.

Was die Notizen noch nicht zeigen

Eine Woche deckt nicht jeden Sonderfall ab und sagt nicht, wie viel Zeit eine Änderung sparen würde. Probieren Sie eine Änderung im Alltag aus und erfassen Sie den Ablauf danach erneut, statt eine Ersparnis vorauszusetzen.

Vergleichen Sie die neuen Notizen mit den alten: Hat sich die Bearbeitungszeit verändert? Ist die Wartezeit kürzer, oder hat sie sich bloss verlagert?

Für den Kostenvergleich finden Sie ein Rechenbeispiel zu den Setup-Kosten. Es zeigt, wie viele Arbeitsstunden Sie einsparen müssten, um den Setup-Preis rechnerisch auszugleichen. Ob eine Änderung tatsächlich Zeit spart, prüfen Sie mit Ihren Notizen vor und nach der Änderung.

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