Tabellen behalten im KMU: was Nichtstun kostet

Jeder Betrieb hat sie: die Liste der offenen Aufträge, die Tabelle mit den Stunden, das Blatt, auf dem jemand jeden Montag die Zahlen aus drei Systemen zusammenträgt. Sie funktionieren, sonst gäbe es sie nicht. Und Sie sind in guter Gesellschaft: In einer Umfrage von AXA und Sotomo bei 300 Schweizer KMU im März 2025 nutzten 29 Prozent noch gar keine KI.

Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe von Vergleichen: dieselben sechs Fragen, diesmal für den Weg ohne neues Werkzeug. Die Angaben haben wir am 14. Oktober 2026 gelesen; die Quellen stehen am Schluss.

Was Sie heute nutzen

Excel steckt in Microsoft 365. Business Basic für CHF 5.67 pro Person und Monat bringt Excel im Browser und auf dem Handy, Business Standard für CHF 11.34 auch die Desktop-Version, beide bei Jahresvertrag und ohne MWST. Google Sheets ist in jedem Plan von Google Workspace dabei, ab CHF 7.– pro Person. Für fünf Personen in Business Standard sind das CHF 56.70 im Monat, und die zahlen Sie ohnehin.

Wo Tabellen stark sind

Eine Tabelle ist das beweglichste Werkzeug im Büro. Jede Person versteht sie, jede kann sie ändern, und in fünf Minuten ist eine neue Spalte da. Excel holt mit Power Query Daten aus Dateien, Datenbanken und dem Web und frischt sie auf Knopfdruck auf. Office Scripts zeichnen Handgriffe auf und spielen sie wieder ab, auf Knopfdruck oder in einem Flow von Power Automate. In Google Sheets erledigt Apps Script dasselbe, und AppSheet macht aus einer Tabelle eine kleine App, in jedem Workspace-Plan.

Liegt die Datei in OneDrive, SharePoint oder Google Drive, arbeiten mehrere Leute gleichzeitig daran, und frühere Versionen lassen sich zurückholen. Für viele Abläufe in einem kleinen Betrieb reicht das, und es kostet nichts zusätzlich. Wer gut mit Formeln umgeht, baut sich damit erstaunlich viel.

Wo Tabellen aufhören

• Fehler sind die Regel. Raymond Panko hat 2015 die Forschung zu Tabellenfehlern zusammengefasst. In 85 gründlich geprüften Tabellen aus dem Betriebsalltag steckten in 94 Prozent Fehler. Und wer prüft, findet im Schnitt etwa 60 Prozent davon, auch mit Erfahrung.
• Die Datei weiss nicht, was gilt. Gemeinsam bearbeiten geht in Excel nur, wenn die Datei in OneDrive oder SharePoint liegt. Öffnet jemand sie mit einer Version, die das nicht kann, ist sie für die anderen gesperrt, und laut Microsoft überschreibt in der Regel die zuletzt gespeicherte Änderung die früheren. Eine Kopie im Mail-Anhang lebt ohnehin ihr eigenes Leben.
• Wer die Datei hat, hat alles. Die britische Datenschutzbehörde schlug 2024 eine Busse von GBP 750'000.– vor, weil die Polizei Nordirlands mit einem versteckten Tabellenblatt die Personendaten aller 9'483 Angestellten offengelegt hatte. Wer eine Tabelle lesen darf, liest alles, was darin steht.
• Die Zeit verschwindet leise. Abtippen, Kopieren und Abgleichen stehen auf keiner Rechnung. Wir rechnen wie in unserem Kostenartikel mit internen Kosten von CHF 90.– pro Stunde; das Bundesamt für Statistik nennt für 2020 reine Arbeitskosten von CHF 63.62 pro geleistete Stunde, ohne Arbeitsplatz und Verwaltung. Eine Stunde pro Woche und Person kostet bei fünf Personen so rund CHF 1'950.– im Monat.

Ihre Tabellen mit unserer Plattform verbunden

Der erste Weg lässt die Tabellen, wo sie sind, und nimmt ihnen die Handarbeit ab. Die Jules Solutions Platform liest und schreibt Ihre Tabellen in OneDrive, SharePoint oder Google Drive, im vereinbarten Umfang. Sie liest Rechnungen und Lieferscheine und trägt die Angaben in die richtige Zeile ein, gleicht zwei Listen ab und meldet, was nicht zusammenpasst. Kann sie einen Beleg nicht sicher lesen, meldet der Workflow (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.) es einer Person, statt zu raten.

Jeder Eintrag steht im Protokoll (Ein Protokoll, auf Englisch Log, hält fest, was ein Programm oder ein KI-Agent wann getan hat.), mit dem Stand davor und danach. Eine Nachricht nach aussen oder eine Zahlung verschickt die Plattform erst, wenn eine Person entschieden hat. Ihre Leute arbeiten weiter in Excel oder Sheets; sie tippen nur weniger.

Für fünf Personen: das Operator System (Das Operator System ist unser Paket für Teams, CHF 3'500.– bis 5'000.–: die gemeinsame Basis mit Workflows für das Team und angebundenen Systemen.) als gemeinsame Basis, CHF 3'500.– bis 5'000.– einmalig, mit sechs Monaten Business-Seat (Der Business-Seat gibt einer Person Zugang zu unserer Plattform (offene Alpha). Pro Setup enthält drei Monate, das Operator System sechs je Person.) je Person; danach CHF 199.– pro Person und Monat, jährlich bezahlt CHF 169.–. Bei CHF 90.– pro Stunde entsprechen die fünf Seats von CHF 995.– im Monat rechnerisch elf Stunden, also etwa einer halben Stunde pro Person und Woche.

Das ganze System

Im ganzen System wird aus der Tabelle, die heute einen Ablauf trägt, ein Workflow mit Anleitung als Datei: im Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.) einer Person oder im gemeinsamen Projekt-Repository, mit Versionen und jemandem, der Änderungen annimmt. Jede Person hat einen Vault, nach PARA (PARA ordnet eine Ablage in vier Bereiche: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archiv.) geordnet und in Obsidian (Obsidian ist ein Notizprogramm, das einen Ordner mit Textdateien auf Ihrem Rechner als verknüpfte Notizen anzeigt.) lesbar, und startet Workflows mit drei bis fünf Befehlen (Ein Befehl startet einen festgelegten Workflow. Im Pro Setup richten wir drei bis fünf solcher Befehle für Ihre Abläufe ein.), ohne einen Prompt (Ein Prompt ist die Eingabe an ein Sprachmodell: die Frage, die Anweisung oder die Vorlage, auf die die KI antwortet.) zu schreiben. Ein KI-Harness (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.) arbeitet darin, wir empfehlen Claude Code (Claude Code ist ein KI-Harness von Anthropic. Es läuft auf Ihrem Rechner, liest Dateien und führt Arbeitsschritte aus, die Sie in normaler Sprache beschreiben.).

Die Tabelle darf bleiben, als Ansicht für alle, die sie mögen; wo die Daten dahinter liegen, hält die Offerte fest. Workflows legen Belege nach derselben Regel in Ihren Ordnern ab. Das hilft, denn Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahren Sie zehn Jahre auf, elektronisch nur, wenn sie jederzeit wieder lesbar sind. Workflows laufen auf Ihrem Gerät, auf einem Rechner im Betrieb, auf unserer Plattform oder bei einem Cloud-Anbieter (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.), wie es die Offerte festhält.

Die Plattform läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz und ist in der offenen Alpha-Phase (Offene Alpha heisst: Die Plattform ist in einer frühen Phase, wir nutzen sie selbst, und sie ändert sich laufend.); wir führen unsere eigene Firma darauf. Für fünf Personen: das Operator System und ein Pro Setup (Pro Setup ist unser empfohlenes Paket für CHF 1'490.–: Vault, Workflows mit KI-Agenten, erste Anbindungen, eine Einführungssitzung und drei Monate Business-Seat.) je Person, zusammen CHF 10'950.– bis 12'450.– einmalig, mit 60 Tagen Begleitung (Begleitung heisst: In den ersten 30 Tagen (Pro Setup) oder 60 Tagen (Operator System) nach der Übergabe sind Fragen und Anpassungen per E-Mail und Telefon enthalten.), danach die Business-Seats und die Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.).

Unser Urteil

Für vieles ist die Tabelle die richtige Antwort. Wenn eine Liste von einer Person gepflegt wird, selten ändert und niemandem Arbeit macht, lassen Sie sie, wie sie ist. Nichtstun kostet dann wirklich nichts.

Teuer wird es, wenn Menschen jede Woche Zahlen von einem Ort an den anderen tragen und niemand mehr weiss, welche Version gilt. Rechnen Sie nach: Spart der erste Weg jeder Person eine halbe Stunde pro Woche, sind die Business-Seats bei CHF 90.– pro Stunde bezahlt. Das ganze System lohnt sich, wenn eine Tabelle heute das Rückgrat eines Ablaufs ist und an einer Person hängt.

Wohin die Zeit heute geht, finden Sie mit «Wo bleibt die Zeit?» heraus.