Power Automate im KMU: ein Fliessband mit Lizenzfragen

Wenn Ihr Betrieb Microsoft 365 nutzt, haben Sie Power Automate wahrscheinlich schon, ob jemand es weiss oder nicht. Ein Flow, der Anhänge aus einer Mail in einen Ordner legt, oder eine Freigabe (Freigabe bedeutet: Eine Person entscheidet, bevor eine von der KI vorbereitete Nachricht nach aussen geht oder Geld ausgegeben wird.) in Teams: Das ist in einer Stunde gebaut und spart jeden Tag ein paar Klicks. Das ist ein guter Anfang.

Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe von Vergleichen: dieselben sechs Fragen für jedes Werkzeug. Die Angaben von Microsoft haben wir am 14. Oktober 2026 gelesen; die Quellen stehen am Schluss.

Was Sie heute nutzen

Mit einer Lizenz für Microsoft 365 dürfen Ihre Leute Cloud-Flows mit den Standard-Connectoren bauen, bis zu 6'000 Aktionen pro Person und Tag. Premium-Connectoren, eigene Connectoren und das Steuern von Desktop-Programmen gehören nicht dazu. Dafür gibt es Power Automate Premium für CHF 12.10 pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung, ohne MWST. Soll ein Desktop-Ablauf unbeaufsichtigt laufen, braucht es zusätzlich eine Process-Lizenz für CHF 121.50 pro Bot und Monat.

Wo Power Automate stark ist

Power Automate kennt Microsoft 365 von innen. Über 1'000 Connectoren stehen bereit, und Freigaben sind eingebaut: Die zuständige Person entscheidet in Outlook oder Teams mit einem Klick. Desktop-Flows bedienen alte Windows-Programme, die keine Schnittstelle haben, mit Maus und Tastatur, so wie ein Mensch es täte. Und Copilot (Ein KI-Assistent ist ein Chatprogramm wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Perplexity: Sie schreiben in normaler Sprache, und ein Sprachmodell antwortet.) baut einen Flow aus einer Beschreibung in normaler Sprache, laut Microsoft am besten auf Englisch.

Auch der Rahmen passt zu vielen KMU. Eine Umgebung lässt sich in der Region (Eine Region ist bei Cloud-Anbietern das Gebiet, in dem die Rechenzentren stehen, die Ihre Daten verarbeiten, etwa die EU oder die Schweiz.) Schweiz anlegen, Microsoft trainiert ohne Zustimmung des Admins nicht mit Ihren Eingaben, und Datenrichtlinien legen fest, welche Connectoren zusammen in einem Flow vorkommen dürfen. Wer ohnehin in Microsoft 365 lebt, bekommt hier viel Automation für wenig Geld.

Wo Power Automate aufhört

• Die Lizenzen sind ein eigenes Fach. Der SQL Server (Ein Server ist ein Rechner, der ständig läuft und anderen Geräten Dienste bereitstellt, etwa E-Mails, Dateien oder eine Website.) ist ein Premium-Connector. Startet jemand einen Premium-Flow von Hand, braucht jede Person, die ihn startet, Premium, ausser der Flow hat eine eigene Process-Lizenz. Die bisher mitgelieferten Guthaben für KI-Schritte entfallen für neue Verträge ab 1. November 2026; danach zahlen Sie KI-Schritte mit Copilot Credits.
• Flows kennen kein MCP (MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den eine KI-Arbeitsumgebung (KI-Harness) Programme und Datenquellen nutzen kann.). Microsoft schreibt selbst, dass Power Automate MCP-Server heute nicht unterstützt. Das offene Protokoll (Ein Protokoll, auf Englisch Log, hält fest, was ein Programm oder ein KI-Agent wann getan hat.), über das KI Werkzeuge nutzt, gibt es nur über Agenten (Ein KI-Agent bearbeitet eine festgelegte Aufgabe in mehreren Schritten; bevor etwas nach aussen geht, entscheidet eine Person.) in Copilot Studio.
• Regeln, keine Urteile. Ein Flow folgt dem Schema, das jemand gebaut hat. Ein Lieferschein mit neuem Aufbau oder eine Mail mit zwei Anliegen passen nicht hinein.
• Flows brauchen Pflege. Wird ein Flow dauernd gebremst oder schlägt er fehl, schaltet Microsoft ihn nach 14 Tagen ab. Verliert die Besitzerin ihre Premium-Lizenz, etwa weil sie die Firma verlässt, läuft er langsamer und wird nach 14 Tagen abgeschaltet, wenn niemand handelt. Unbeaufsichtigte Desktop-Flows brauchen einen Windows-Rechner, der läuft, und eine Process-Lizenz pro gleichzeitigem Lauf.
• Der Ablauf bleibt bei Microsoft. Ein Flow lässt sich als Paket exportieren, das Power Automate wieder einlesen kann. Wer wechselt, baut neu.

Power Automate mit unserer Plattform verbunden

Der erste Weg lässt Ihre Flows laufen und gibt ihnen einen Partner für das, was sie nicht können. Ein Flow ruft die Jules Solutions Platform über einen eigenen Connector auf, wenn ein Dokument gelesen, eine Ausnahme beurteilt oder ein Entwurf geschrieben werden muss; für eigene Connectoren braucht der Besitzer des Flows Premium. Wo KI mit Werkzeugen arbeiten soll, verbindet ein Agent in Copilot Studio Microsoft 365 über das MCP-Gateway mit der Plattform.

Die Plattform liest Rechnungen und Lieferscheine, legt Aufgaben an, erstellt Dokumente aus Ihren Vorlagen (Eine Vorlage ist ein vorbereiteter Aufbau, etwa für ein Dokument, eine E-Mail oder eine Ablage, den man für jeden Fall nur noch ergänzt.) und spricht Systeme ausserhalb von Microsoft an, etwa Bexio oder Abacus, im vereinbarten Umfang. Kann sie ein Dokument nicht sicher lesen, meldet der Workflow (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.) es einer Person, statt zu raten. Eine Nachricht nach aussen oder eine Zahlung verschickt sie erst, wenn eine Person entschieden hat, und jeder Schritt steht im Protokoll.

Für fünf Personen: das Operator System (Das Operator System ist unser Paket für Teams, CHF 3'500.– bis 5'000.–: die gemeinsame Basis mit Workflows für das Team und angebundenen Systemen.) als gemeinsame Basis, CHF 3'500.– bis 5'000.– einmalig, mit sechs Monaten Business-Seat (Der Business-Seat gibt einer Person Zugang zu unserer Plattform (offene Alpha). Pro Setup enthält drei Monate, das Operator System sechs je Person.) je Person; danach CHF 199.– pro Person und Monat, jährlich bezahlt CHF 169.–. Power Automate bezahlen Sie weiter wie heute.

Das ganze System

Im ganzen System sind Ihre Abläufe Workflows mit Anleitungen als Dateien: im Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.) einer Person oder im gemeinsamen Projekt-Repository, mit Versionen und jemandem, der Änderungen annimmt. Ein KI-Harness (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.) arbeitet darin, wir empfehlen Claude Code (Claude Code ist ein KI-Harness von Anthropic. Es läuft auf Ihrem Rechner, liest Dateien und führt Arbeitsschritte aus, die Sie in normaler Sprache beschreiben.). Workflows starten mit einem kurzen Befehl (Ein Befehl startet einen festgelegten Workflow. Im Pro Setup richten wir drei bis fünf solcher Befehle für Ihre Abläufe ein.), durch eine eingehende Mail oder nach Zeitplan und laufen auf Ihrem Gerät, auf einem Rechner im Betrieb, auf unserer Plattform oder bei einem Cloud-Anbieter (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.), wie es die Offerte festhält.

Läuft ein Workflow auf einem Rechner im Betrieb, erreicht er auch die alte Datenbank und den Ordner auf dem Server, ohne einen Bot pro Lauf. Angebunden haben wir zum Beispiel schon die MS-Access-Datenbank eines selbst gebauten Systems. KI-Agenten erledigen Teilaufgaben in abgeschlossenen Bereichen und schlagen Änderungen vor; eine Person nimmt sie an.

Die Plattform läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz und ist in der offenen Alpha-Phase (Offene Alpha heisst: Die Plattform ist in einer frühen Phase, wir nutzen sie selbst, und sie ändert sich laufend.); wir führen unsere eigene Firma darauf. Für fünf Personen: das Operator System und ein Pro Setup (Pro Setup ist unser empfohlenes Paket für CHF 1'490.–: Vault, Workflows mit KI-Agenten, erste Anbindungen, eine Einführungssitzung und drei Monate Business-Seat.) je Person, zusammen CHF 10'950.– bis 12'450.– einmalig, mit 60 Tagen Begleitung (Begleitung heisst: In den ersten 30 Tagen (Pro Setup) oder 60 Tagen (Operator System) nach der Übergabe sind Fragen und Anpassungen per E-Mail und Telefon enthalten.), danach die Business-Seats und die Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.). Microsoft 365 bleibt Ihr Ort für Mail und Dateien.

Unser Urteil

Für Abläufe innerhalb von Microsoft 365 mit Standard-Connectoren ist Power Automate unschlagbar günstig, weil Sie es schon bezahlt haben. Ablage, Benachrichtigungen, einfache Freigaben: Bauen Sie das dort, und lassen Sie uns aus dem Spiel.

Sobald aber Dokumente gelesen, Ausnahmen beurteilt oder Systeme ausserhalb von Microsoft angesprochen werden müssen, wird jeder Flow ein Lizenz- und Pflegeprojekt. Dann ist der erste Weg der kleinste Schritt: Ihre Flows bleiben, die Plattform übernimmt das Urteil. Das ganze System lohnt sich, wenn Ihre Abläufe nicht an einer Lizenz und einer Person hängen sollen und auch dort laufen sollen, wo Microsoft nicht hinkommt.

Ob es dafür überhaupt neue Software braucht, zeigt «Die günstigste Lösung ist vielleicht schon installiert».