Die günstigste Lösung ist vielleicht schon installiert

Ihr Team überträgt Angaben aus Kundenanfragen per E-Mail von Hand in eine Liste? Bevor Sie ein neues Programm kaufen, prüfen Sie, ob Ihre vorhandenen Programme diesen Schritt unterstützen können.

Dafür müssen Sie nicht jede Funktion jedes Programms kennen. Eine Liste Ihrer Lizenzen, ein Blick in die aktuellen Herstellerangaben und eine konkrete Aufgabe aus dem Alltag reichen für eine erste Entscheidung.

Warum sich ein Blick auf vorhandene Programme lohnt

Programme verändern sich nach dem Kauf. Neue Funktionen können dazukommen, ohne dass Sie davon erfahren. Stand Oktober 2026 bieten grosse Büropakete KI-Assistenten (Ein KI-Assistent ist ein Chatprogramm wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Perplexity: Sie schreiben in normaler Sprache, und ein Sprachmodell antwortet.) an. Ob sie zu Ihrer Lizenz gehören, hängt vom gewählten Paket ab. Prüfen Sie für Ihr Programm, welche Funktionen Ihre Lizenz umfasst und wo Ihre Eingaben verarbeitet werden.

Eine E-Mail-Regel nützt wenig, wenn sie Anfragen falsch einordnet. Auch eine Vorlage (Eine Vorlage ist ein vorbereiteter Aufbau, etwa für ein Dokument, eine E-Mail oder eine Ablage, den man für jeden Fall nur noch ergänzt.) hilft nur, wenn das Team weiss, wann es sie verwenden soll.

Schritt 1: Ihre Programme erfassen

Nehmen Sie Ihre Softwareabrechnungen und Kreditkartenbelege zur Hand. Erstellen Sie für jedes bezahlte Programm eine Zeile mit diesen Angaben:

• Notieren Sie den Namen, das Abo und die Lizenzstufe.
• Erfassen Sie, wie viele Personen das Programm nutzen und wofür.
• Halten Sie fest, wer das Programm im Betrieb betreut.
• Notieren Sie, mit welchen anderen Programmen es verbunden ist.

Markieren Sie anschliessend Lizenzen ohne aktuelle Nutzung und Programme mit ähnlichen Aufgaben. Ob sich etwas kündigen lässt, klären Sie anhand der Verträge.

Schritt 2: Ihre Lizenz prüfen

Wählen Sie die drei Programme, die für die untersuchte Aufgabe wichtig sind. Vergleichen Sie Ihre Lizenzstufe mit der aktuellen Übersicht des Herstellers und prüfen Sie die Einstellungen im Programm. Halten Sie fest, wann Sie nachgesehen haben. Suchen Sie nach Funktionen für:

• Regeln und Automatisierungen: E-Mails einordnen, Aufgaben auslösen oder an Fristen erinnern.
• Vorlagen: Offerten, wiederkehrende Antworten oder Berichte vorbereiten.
• Formulare: Angaben in festen Feldern statt in freien E-Mails erfassen.
• Verbindungen: Daten zwischen Programmen übertragen, falls Ihre Lizenz eine passende Verbindung bietet.
• KI-Funktionen: Texte zusammenfassen, Entwürfe vorbereiten oder Unterlagen durchsuchen, falls verfügbar.

Schritt 3: Eine Aufgabe mit den Funktionen abgleichen

Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe und notieren Sie ihre Schritte. Prüfen Sie, welche vorhandenen Funktionen dazu passen. Das Arbeitsblatt aus «Wo bleibt die Zeit?» hilft Ihnen beim Erfassen. Danach gibt es drei mögliche Ergebnisse:

1. Abgedeckt. Eine vorhandene Funktion könnte die Aufgabe übernehmen. Richten Sie sie für einen begrenzten Test ein. Zeigen Sie sie dem Team erst, wenn sie im Alltag passt.
2. Teilweise abgedeckt. Eine Funktion hilft bei einem Schritt. Notieren Sie, welche Vorlage, Einstellung oder Verbindung noch fehlt.
3. Nicht abgedeckt. Die vorhandenen Funktionen passen nicht. Halten Sie die Lücke fest und vergleichen Sie erst dann neue Werkzeuge oder eine eigene Lösung.

Schritt 4: Im Arbeitsalltag testen

Testen Sie die Funktion zunächst an einer Aufgabe. Zeigen Sie den Beteiligten, wann sie die Vorlage oder Regel verwenden und wer die Ergebnisse prüft. Bestimmen Sie eine Person, die Fragen zur Einrichtung sammelt.

Sehen Sie nach einigen Wochen nach, ob das Team die Funktion nutzt und ob Ergebnisse geprüft oder nachbearbeitet werden müssen. Fragen Sie bei Problemen nach dem einzelnen Schritt, der nicht passt. Dann können Sie die Einrichtung ändern oder die Funktion verwerfen.

Wann ein neues Werkzeug sinnvoll ist

Eine Funktion kann auf der Liste des Herstellers passen und im Alltag trotzdem scheitern. Es fehlen etwa nötige Felder, eine verlässliche Verbindung oder passende Einstellungen für Ihre Daten. Halten Sie die Lücke fest. Daran können Sie neue Programme messen.

Wie Sie weiter vorgehen

Wenn Ihre vorhandenen Programme die Aufgabe nicht abdecken und Sie dafür KI einrichten möchten, sehen Sie sich die Grundinstallation an. Für CHF 490.– erhalten Sie eine eingerichtete KI-Arbeitsumgebung (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.) (KI-Harness), eine Vault-Vorlage (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.) für Ihre Arbeitsablage auf Ihrem Rechner, ein bis zwei einfache Workflows (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.) und ein Übergabedokument (Das Übergabedokument hält fest, was wir eingerichtet haben, wie Sie damit arbeiten und wie Sie es sichern und wiederherstellen.). Welche KI-Arbeitsumgebung, welches Modell (Ein Sprachmodell ist die eigentliche KI hinter einem KI-Assistenten: Es hat aus sehr viel Text gelernt und schreibt zu einer Eingabe eine Antwort.) und welchen Anbieter wir einsetzen, entscheiden wir mit Ihnen. Claude Code (Claude Code ist ein KI-Harness von Anthropic. Es läuft auf Ihrem Rechner, liest Dateien und führt Arbeitsschritte aus, die Sie in normaler Sprache beschreiben.) ist eine Option. Sie bezahlen das Setup einmal. Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.) und weitere Lizenzen können zusätzlich kosten.

Wenn Sie noch nicht wissen, welche Aufgabe sich als Einstieg eignet, beginnen Sie mit dem Interview. Nach der zweiten Stufe zeigt Ihnen Ihr Bericht, wo es sich lohnt, anzufangen.