Notion AI im KMU: wenn das Wiki mitdenken soll

Notion ist für viele KMU der Ort, an dem endlich alles steht: Abläufe, Kundennotizen, Projektlisten, das Handbuch für neue Leute. Wer das aufgebaut hat, hat etwas Wertvolles geschaffen. Die Frage ist, ob die KI darin mehr tun soll als suchen und schreiben.

Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe von Vergleichen: dieselben sechs Fragen für jedes Werkzeug. Die Angaben von Notion haben wir am 14. Oktober 2026 gelesen; die Quellen stehen am Schluss.

Was Sie heute nutzen

Notion AI ist in den Plänen Business und Enterprise enthalten. Business kostet USD 20.– pro Person und Monat bei jährlicher und USD 24.– bei monatlicher Zahlung; Notion verrechnet in der Schweiz MWST dazu. Für fünf Personen sind das USD 100.– bis 120.– im Monat. Die Pläne Free und Plus bekommen nur eine begrenzte Zahl von KI-Antworten. Eigene Agenten (Ein KI-Agent bearbeitet eine festgelegte Aufgabe in mehreren Schritten; bevor etwas nach aussen geht, entscheidet eine Person.), die im Hintergrund arbeiten, verbrauchen Credits für USD 10.– pro 1'000.

Wo Notion AI stark ist

Notion AI arbeitet dort, wo Ihr Wissen schon liegt. Der Notion Agent legt Seiten und Datenbanken an, ändert Eigenschaften, liest PDFs und Tabellen und entwirft Mails in Gmail, die Sie vor dem Versand bestätigen. Die Besprechungsnotizen kommen ohne Bot aus, und die Suche reicht über Notion hinaus in Slack, Google Drive, SharePoint, Outlook und GitHub (Ein Git-Repository ist eine Ablage für Dateien, die jede Änderung mit Datum und Urheber speichert; GitHub ist ein bekannter Dienst dafür.).

Eigene Agenten arbeiten im Hintergrund: nach Zeitplan, wenn eine Seite in einer Datenbank dazukommt, wenn eine Besprechung endet oder wenn in Slack etwas passiert. Sie dürfen externe MCP-Server (MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den eine KI-Arbeitsumgebung (KI-Harness) Programme und Datenquellen nutzen kann.) aufrufen, über das offene Protokoll (Ein Protokoll, auf Englisch Log, hält fest, was ein Programm oder ein KI-Agent wann getan hat.), mit dem KI Werkzeuge nutzt, und schreibende Aktionen fragen standardmässig nach. Umgekehrt stellt Notion einen eigenen MCP-Server bereit, über den Claude (Ein KI-Assistent ist ein Chatprogramm wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Perplexity: Sie schreiben in normaler Sprache, und ein Sprachmodell antwortet.), ChatGPT oder Cursor Ihre Seiten lesen und bearbeiten.

Notion trainiert standardmässig keine Modelle (Ein Sprachmodell ist die eigentliche KI hinter einem KI-Assistenten: Es hat aus sehr viel Text gelernt und schreibt zu einer Eingabe eine Antwort.) mit Ihren Daten, die KI-Anbieter (Ein KI-Anbieter betreibt Sprachmodelle und verkauft den Zugang dazu, etwa OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude) oder Google (Gemini).) halten Daten höchstens 30 Tage, und es gibt SOC 2 und ISO 27001. Für ein Team, das gern dokumentiert, ist das eine sehr gute Umgebung.

Wo Notion AI aufhört

• Die Arbeit endet am Rand des Workspace. Dateien auf dem Firmenlaufwerk, die Buchhaltung, das Lieferantenportal und lokale Programme liegen ausserhalb. Eigener Code läuft als Worker auf den Servern (Ein Server ist ein Rechner, der ständig läuft und anderen Geräten Dienste bereitstellt, etwa E-Mails, Dateien oder eine Website.) von Notion, und externe MCP-Server müssen aus dem Internet erreichbar sein.
• Automationen bleiben in Notion. Die Automationen in Datenbanken ändern Eigenschaften, legen Seiten an, schicken Benachrichtigungen, Mails oder Webhooks. Mehr ist es nicht, und eine Automation kann keine andere auslösen.
• Die Daten liegen in den USA. Datenresidenz in der EU gibt es nur für Enterprise, auf Anfrage, ohne Mail und Kalender. Die KI läuft über Anbieter wie OpenAI, Anthropic und Google, auch ausserhalb der Region (Eine Region ist bei Cloud-Anbietern das Gebiet, in dem die Rechenzentren stehen, die Ihre Daten verarbeiten, etwa die EU oder die Schweiz.).
• Agenten kosten extra. Die Credits für eigene Agenten gibt es nur in Business und Enterprise; sind sie aufgebraucht, pausieren die Agenten.
• Ordnung bleibt Handarbeit. Ein Wiki ist so gut wie seine Pflege. Die KI findet auch die veraltete Seite von 2023, wenn niemand sie archiviert hat.

Notion mit unserer Plattform verbunden

Der erste Weg lässt Notion Ihr Wiki bleiben und verbindet es in beide Richtungen mit der Jules Solutions Platform. Ein eigener Agent in Notion ruft das MCP-Gateway der Plattform auf, wenn er mehr braucht als Notion: eine Rechnung lesen, ein Dokument aus Ihrer Vorlage (Eine Vorlage ist ein vorbereiteter Aufbau, etwa für ein Dokument, eine E-Mail oder eine Ablage, den man für jeden Fall nur noch ergänzt.) erstellen, einen Workflow (Ein Workflow legt fest, welche Angaben eingehen, was damit geschieht und wer das Ergebnis prüft.) starten, der Bexio oder Abacus im vereinbarten Umfang anspricht. Umgekehrt lesen und schreiben die KI-Agenten der Plattform über den MCP-Server von Notion in Ihre Seiten, mit den Rechten der Person, die die Verbindung freigegeben hat.

So bleibt das Wissen, wo Ihr Team es sucht, und die Arbeit passiert, wo sie hingehört. Eine Nachricht nach aussen oder eine Zahlung verschickt die Plattform erst, wenn eine Person entschieden hat. Jede Verbindung sieht nur die Projekte, die Sie freigeben, und jeder Schritt steht im Protokoll.

Für fünf Personen: das Operator System (Das Operator System ist unser Paket für Teams, CHF 3'500.– bis 5'000.–: die gemeinsame Basis mit Workflows für das Team und angebundenen Systemen.) als gemeinsame Basis, CHF 3'500.– bis 5'000.– einmalig, mit sechs Monaten Business-Seat (Der Business-Seat gibt einer Person Zugang zu unserer Plattform (offene Alpha). Pro Setup enthält drei Monate, das Operator System sechs je Person.) je Person; danach CHF 199.– pro Person und Monat, jährlich bezahlt CHF 169.–. Notion bezahlen Sie weiter wie heute.

Das ganze System

Im ganzen System wird aus dem Wiki ein Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.): ein Ordner auf dem Rechner jeder Person, nach PARA (PARA ordnet eine Ablage in vier Bereiche: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archiv.) geordnet, in Markdown (Markdown ist eine einfache Schreibweise für Textdateien: Zeichen wie # oder * markieren Überschriften, Listen und Hervorhebungen.) geschrieben und in Obsidian (Obsidian ist ein Notizprogramm, das einen Ordner mit Textdateien auf Ihrem Rechner als verknüpfte Notizen anzeigt.) lesbar. Markdown ist Text, den jedes Programm öffnet, heute und in zwanzig Jahren. Was das Team teilt, liegt im gemeinsamen Projekt-Repository, mit Versionen und jemandem, der Änderungen annimmt. Ihre bestehenden Notion-Seiten exportieren Sie als Markdown; wir ordnen sie beim Einrichten in die Vaults ein.

Darin arbeitet ein KI-Harness (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.), wir empfehlen Claude Code (Claude Code ist ein KI-Harness von Anthropic. Es läuft auf Ihrem Rechner, liest Dateien und führt Arbeitsschritte aus, die Sie in normaler Sprache beschreiben.). Die Plattform durchsucht Ihre Projektunterlagen und zeigt die Textstellen, auf denen eine Antwort beruht; jeder Agent sieht nur sein eigenes Projekt. Workflows starten mit einem kurzen Befehl (Ein Befehl startet einen festgelegten Workflow. Im Pro Setup richten wir drei bis fünf solcher Befehle für Ihre Abläufe ein.), durch eine eingehende Mail oder nach Zeitplan und laufen auf Ihrem Gerät, auf einem Rechner im Betrieb, auf unserer Plattform oder bei einem Cloud-Anbieter (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.), wie es die Offerte festhält. Sprachnotizen macht die Plattform zu Text.

Die Plattform läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz und ist in der offenen Alpha-Phase (Offene Alpha heisst: Die Plattform ist in einer frühen Phase, wir nutzen sie selbst, und sie ändert sich laufend.); wir führen unsere eigene Firma darauf. Für fünf Personen: das Operator System und ein Pro Setup (Pro Setup ist unser empfohlenes Paket für CHF 1'490.–: Vault, Workflows mit KI-Agenten, erste Anbindungen, eine Einführungssitzung und drei Monate Business-Seat.) je Person, zusammen CHF 10'950.– bis 12'450.– einmalig, mit 60 Tagen Begleitung (Begleitung heisst: In den ersten 30 Tagen (Pro Setup) oder 60 Tagen (Operator System) nach der Übergabe sind Fragen und Anpassungen per E-Mail und Telefon enthalten.), danach die Business-Seats und die Modellnutzung (Modellnutzung ist der Zugriff auf das Sprachmodell eines KI-Anbieters. Die Kosten dafür sind im Setup-Preis nicht enthalten.).

Unser Urteil

Wenn Ihr Team gern in Notion lebt und die KI vor allem suchen, zusammenfassen und Seiten pflegen soll, ist Notion Business ein sehr gutes Werkzeug für USD 20.– pro Person. Bleiben Sie dabei, und investieren Sie die Zeit in die Ordnung Ihres Wikis.

Sobald die KI aber Dinge ausserhalb von Notion tun soll, Rechnungen lesen, Systeme ansprechen, Dateien auf dem Laufwerk erreichen, ist der erste Weg der kleinste Schritt: Notion bleibt das Wiki, die Plattform macht die Arbeit. Das ganze System lohnt sich, wenn Ihr Wissen in einem offenen Format auf Ihren eigenen Rechnern liegen soll und Abläufe auch dort laufen sollen, wo Notion nicht hinkommt.

Welche Fragen Sie vor dem Entscheid klären sollten, steht in «Fünf Fragen vor der KI-Automatisierung im KMU».