KI im Treuhandbüro: wo sie hilft und wo nicht

Wenn jemand Beträge aus Belegen in die Buchhaltung überträgt oder nach fehlenden Unterlagen fragt, lohnt sich ein Blick auf diesen Ablauf. KI kann Angaben auslesen und Nachfragen vorbereiten. Ihre Fachleute prüfen am Original, bevor sie etwas verbuchen oder versenden.

Wir sind keine Treuhänder und beraten nicht zu Buchführung oder Steuern. Wir untersuchen Arbeitsabläufe und richten KI für die Menschen ein, die damit arbeiten. Die Beispiele in diesem Beitrag sind erfunden.

Welche Arbeit KI vorbereiten kann

Wählen Sie eine Aufgabe, bei der Sie das Ergebnis direkt mit dem Original vergleichen können. Diese Schritte kommen infrage:

• Belege erfassen: Die KI liest Datum, Betrag und Lieferant aus, ausserdem den Steuersatz, wenn er angegeben ist. Sie schlägt ein Konto vor und markiert fehlende oder unleserliche Angaben zur Prüfung.
• Nachfrage vorbereiten: Die KI vergleicht die eingegangenen Unterlagen mit denen des Vorjahres und entwirft eine Nachfrage zu möglicherweise fehlenden Dokumenten.
• Kontoauszüge abgleichen: Die KI gleicht Zahlungen auf dem Kontoauszug mit offenen Rechnungen ab und markiert Abweichungen für eine Fachperson.
• Ablegen: Die KI benennt eingehende Dateien einheitlich und schlägt die passende Kundenakte vor.
• Offene Fragen bündeln: Die KI fasst aus E-Mails und Notizen zusammen, welche Fragen bei einem Mandat noch offen sind.

Unsere Beispiele für erste Projekte zeigen an Lieferantenrechnungen, was KI vorbereiten kann und welche Schritte ein Mensch prüft und freigibt.

Was Ihre Fachleute selbst entscheiden

Ein KI-Vorschlag ist noch keine fachliche Beurteilung. Für diese Aufgaben bleiben Ihre Fachleute zuständig:

• Beurteilen: Ihre Fachleute entscheiden, wie sie einen Sonderfall verbuchen und eine neue Vorschrift anwenden. Sie beurteilen auch, ob ein Abzug zulässig ist.
• Beraten: Ihre Fachleute berücksichtigen die Lage der Kundin und die Absprachen mit ihr. Ein KI-Entwurf ersetzt dieses Wissen nicht.
• Freigeben: Bevor ein von uns gebautes System eine Nachricht nach aussen verschickt oder Geld ausgibt, entscheidet ein Mensch. Legen Sie auch für andere Schritte fest, wer sie freigibt, etwa für Buchungen.
• Verantworten: Ihr Büro trägt gegenüber Kundschaft und Behörden die Verantwortung, auch wenn KI einen Entwurf erstellt hat.

KI kann eine Zahl falsch lesen oder etwas ergänzen, das im Dokument nicht steht. Lassen Sie Vorschläge deshalb am Original prüfen. Für den Einstieg eignet sich eine Aufgabe, bei der das leicht möglich ist: Einen Betrag können Sie auf dem Beleg nachsehen. Eine steuerliche Beurteilung lässt sich so nicht prüfen.

Drei Fragen zu den Daten Ihrer Kundschaft

Lohnausweise, Kontoauszüge und Verträge enthalten Kundendaten. Bevor Sie diese von KI verarbeiten lassen, klären Sie:

• Wo liegen die Arbeitsdateien? Im eingerichteten Vault (Der Vault ist ein Ordner mit Ihren Arbeitsdateien auf Ihrem Rechner; mit der Vault-Vorlage legen wir ihn an.), der Arbeitsablage auf Ihrem Rechner, liegen Ihre Dateien lokal. Das allein sagt nichts darüber aus, welche Inhalte an ein KI-Modell (Ein Sprachmodell ist die eigentliche KI hinter einem KI-Assistenten: Es hat aus sehr viel Text gelernt und schreibt zu einer Eingabe eine Antwort.) gehen.
• Wer erhält die Eingaben? Ein Cloud-Anbieter (Mit «Cloud» sind Rechner in den Rechenzentren eines Anbieters gemeint, auf denen Programme laufen und Daten liegen, statt auf Ihrem eigenen Gerät.) erhält, was an sein Modell gesendet wird. Läuft das Modell auf Ihrer eigenen Hardware, müssen Eingaben nicht an einen Modellanbieter (Ein KI-Anbieter betreibt Sprachmodelle und verkauft den Zugang dazu, etwa OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude) oder Google (Gemini).) gehen. Bei einer hybriden Lösung (Lokal läuft das Sprachmodell auf Ihrer Hardware; hybrid bleibt die Arbeitsablage lokal, und nur benötigte Ausschnitte gehen an ein Cloud-Modell.) können die Dateien lokal liegen, während ausgewählte Ausschnitte an ein Cloud-Modell gehen.
• Werden Eingaben fürs Training (Beim Training lernt ein Sprachmodell aus grossen Textmengen; manche Anbieter verwenden dafür auch die Eingaben ihrer Nutzer.) verwendet? Das hängt vom Anbieter, vom Zugang und von den geltenden Bedingungen ab. Prüfen Sie die Bedingungen genau für das Konto und das Modell, die Sie einsetzen wollen. Gehen Sie nicht davon aus, dass für einen privaten Zugang dieselben Regeln gelten wie für einen kostenpflichtigen API-Zugang.

Wir geben weder Modell noch Anbieter vor. Vor der Einrichtung klären wir mit Ihnen, welche Inhalte verarbeitet werden dürfen und welche Bedingungen für Ihren Zugang gelten. Lesen Sie dazu unsere Antwort zum Training mit Eingaben und die Möglichkeiten der Datenverarbeitung unter «Lösungen».

Das Datenschutzgesetz gilt auch, wenn Sie Personendaten mit KI bearbeiten. Ob Ihre Vereinbarungen mit der Kundschaft die geplante Bearbeitung erlauben, klären Sie selbst oder mit Ihrer Rechtsberatung. Wir können Ihnen zeigen, welche Inhalte das eingerichtete System an welche Anbieter sendet.

Vor Arbeitsbeginn schliessen wir mit Ihnen einen Auftragsbearbeitungsvertrag (Ein Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV) regelt, wie ein Dienstleister Personendaten bearbeitet, die er in Ihrem Auftrag erhält.) (ABV) für die Bearbeitung von Personendaten ab. Auf Wunsch schliessen wir auch eine Geheimhaltungsvereinbarung ab. Während der Einrichtung können KI-Agenten (Ein KI-Agent bearbeitet eine festgelegte Aufgabe in mehreren Schritten; bevor etwas nach aussen geht, entscheidet eine Person.), die Jules anleitet, Inhalte aus Ihrer Arbeit verarbeiten. Vorher halten wir schriftlich fest, welche Inhalte sie an welche Anbieter senden dürfen. Bei der Übergabe beenden wir unseren Zugriff. Ändern Sie danach die Zugangsdaten, die wir kannten.

Wählen Sie eine kleine Aufgabe

Wählen Sie einen wiederkehrenden Ablauf, dessen Ergebnis Sie am Original prüfen können, etwa das Erfassen von Belegen für ein Mandat. Prüfen Sie zuerst, was Ihre Buchhaltungssoftware bereits kann. Eine Vorgehensweise dafür finden Sie in «Die günstigste Lösung ist vielleicht schon installiert».

Im Beitrag «Wo bleibt die Zeit?» finden Sie ein Arbeitsblatt, mit dem Sie einen Ablauf eine Woche lang beobachten können. Das dortige Treuhandbeispiel ist ebenfalls erfunden.

Von der Aufgabe zum Interview

Das kostenlose Interview fragt nach Ihrer Arbeit, eine Frage nach der anderen, ohne Konto; beschreiben Sie sie ohne Kundendaten. Nach der zweiten Stufe zeigt Ihnen Ihr Bericht, wo es sich lohnt, anzufangen, und jede weitere Stufe macht ihn genauer. Ein kostenloses, 20-minütiges Gespräch mit Jules buchen Sie auf der Kontaktseite. Danach entscheiden Sie, ob Sie ein Paket möchten.

Der Beitrag «Was kostet KI-Automatisierung im KMU?» zeigt laufende Kosten.