KI im KMU: Erst den Ablauf prüfen, dann das Werkzeug

Vielleicht steht bei Ihnen ein KI-Assistent (Ein KI-Assistent ist ein Chatprogramm wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Perplexity: Sie schreiben in normaler Sprache, und ein Sprachmodell antwortet.) für E-Mails zur Diskussion oder ein Zusatzmodul für die Buchhaltung. Bevor Sie etwas anschaffen, klären Sie den Ablauf: Was kommt herein, wer bearbeitet es, und was muss am Ende vorliegen?

Schauen Sie sich zuerst einen Ablauf an. Dann entscheiden Sie, ob Sie dafür KI brauchen. Vielleicht reicht eine Vorlage (Eine Vorlage ist ein vorbereiteter Aufbau, etwa für ein Dokument, eine E-Mail oder eine Ablage, den man für jeden Fall nur noch ergänzt.) in Ihrer bestehenden Software, eine Verbindung zwischen zwei Programmen oder eine klare Zuständigkeit.

Ein gutes Werkzeug kann den falschen Schritt verbessern

In einer Vorführung stimmen die Angaben oft, und jeder Schritt läuft nach Plan. Im Alltag fehlen Anhänge, Bezeichnungen weichen ab, oder jemand muss eine Ausnahme beurteilen. Prüfen Sie den Ablauf auch an einem solchen Fall.

Eine Anfrage kommt per E-Mail. Jemand übernimmt Angaben in eine Tabelle, prüft einen Preis und erstellt eine PDF-Offerte. Ein Werkzeug kann das Erfassen beschleunigen. Wenn danach dieselben Angaben nochmals abgetippt werden, bleibt die Übergabe das eigentliche Problem. Sehen Sie sich den Weg bis zur fertigen Offerte an.

Verfolgen Sie eine Aufgabe bis zur Freigabe

Wählen Sie eine Aufgabe, die diese Woche wieder ansteht: eine Rechnung erfassen, eine Offerte erstellen oder einen Rapport zusammenstellen. Nehmen Sie einen konkreten Vorgang, nicht den Ablauf, wie er im Handbuch steht.

Gehen Sie den letzten Vorgang mit der Person durch, die ihn bearbeitet hat. Lassen Sie sich die E-Mail, die Dateien und die verwendeten Programme zeigen. Notieren Sie auch die Schritte, die niemand aufgeschrieben hat:

• Was hat die Arbeit ausgelöst: eine E-Mail, ein Anruf oder ein Termin?
• Welche Schritte folgten, und in welchen Programmen?
• Welche Angaben wurden kopiert, neu eingegeben oder gesucht?
• Wo blieb der Vorgang liegen, und worauf wartete man?
• Wo musste jemand eine Ausnahme beurteilen oder etwas freigeben?
• Wie wurde geprüft, ob das Ergebnis stimmt?

Eine Liste der Schritte und Übergaben genügt. Der Beitrag «Wo bleibt die Zeit?» zeigt, wie Sie die Arbeit über eine Woche beobachten.

Die KI bereitet vor, Menschen entscheiden

Markieren Sie nun die Schritte, bei denen ein System helfen könnte: Angaben aus Dokumenten übernehmen, einen Entwurf erstellen oder auf fehlende Felder hinweisen. Markieren Sie ebenso die Stellen, an denen Fachwissen, eine Ausnahme oder eine Freigabe (Freigabe bedeutet: Eine Person entscheidet, bevor eine von der KI vorbereitete Nachricht nach aussen geht oder Geld ausgegeben wird.) nötig ist. Ein Entwurf ist noch kein geprüftes Ergebnis.

Bei Jules Solutions gilt eine klare Grenze: Nichts, was wir bauen, schickt eine Nachricht nach aussen oder gibt Geld aus, bevor ein Mensch es freigegeben hat. Fragen Sie bei Ihrem eigenen Ablauf deshalb nicht nur, was die KI vorbereiten kann, sondern auch, wer das Ergebnis prüft.

Unsere Beispiele für Startprojekte, etwa zum Bearbeiten von Lieferantenrechnungen und zum Erstellen von Wochenberichten, zeigen, was KI vorbereiten kann und was Menschen prüfen und freigeben müssen.

Drei Möglichkeiten für denselben Ablauf

Wenn Sie die Schritte und Ausnahmen kennen, prüfen Sie die Möglichkeiten in dieser Reihenfolge:

1. Vorhandenes nutzen. Prüfen Sie, ob Ihre Software bereits Vorlagen, Regeln oder eine passende Suchfunktion bietet. Das kann einen einzelnen Schritt lösen, ohne ein weiteres System einzuführen. Mehr dazu in «Die günstigste Lösung ist vielleicht schon installiert».
2. Einrichten und verbinden. Wenn Sie Angaben zwischen Programmen von Hand übertragen, prüfen Sie, ob sich die Programme verbinden lassen. Für Dokumente und Entwürfe kann eine KI-Arbeitsumgebung (Ein KI-Harness ist die Arbeitsumgebung auf Ihrem Rechner, in der die KI Dateien liest und vereinbarte Arbeitsschritte ausführt.) (KI-Harness) sinnvoll sein. Klären Sie, wohin Daten dabei gelangen und wer das Ergebnis prüft.
3. Gezielt bauen. Für einen häufigen Ablauf, den vorhandene Werkzeuge nicht abdecken, kann eine eigene Lösung sinnvoll sein. Halten Sie vorher fest, was sie leisten soll, wer sie betreut und was bei einem Fehler passiert.

Eine Tabellenformel kann die richtige Lösung sein. Entscheidend ist, ob sie den beobachteten Schritt zuverlässig abdeckt. Bevor Sie etwas Eigenes bauen lassen, klären Sie Umfang, Preis und Betreuung (Die Betreuung ist eine separate Vereinbarung für die Zeit nach der enthaltenen Begleitung, für CHF 500.– bis 2'000.– monatlich.) nach der Übergabe.

Einen Ablauf im Alltag prüfen

Beginnen Sie mit einer Aufgabe, deren Ergebnis Sie prüfen können. Probieren Sie den neuen Ablauf im Alltag aus und besprechen Sie ihn nach zwei Wochen mit den Beteiligten: Welche Fälle funktionieren? Wo braucht es weiterhin Handarbeit? Was muss angepasst werden?

Beteiligen Sie die Person, die die Arbeit heute erledigt. Bestimmen Sie, wer Ergebnisse prüft und wer das System nach der Übergabe betreut. Legen Sie vorher fest, was Sie beobachten wollen. Bei Anfragen könnte das sein, wie oft fehlende Angaben die Arbeit aufhalten.

Wenn Sie einen Ausgangspunkt suchen

Wenn Sie noch keinen Ablauf ausgewählt haben, beginnen Sie mit dem kostenlosen Interview. Es fragt nach Ihrer Arbeit, eine Frage nach der anderen; nach der zweiten Stufe zeigt Ihnen Ihr Bericht, wo es sich lohnt, anzufangen. Ein kostenloses Gespräch mit Jules (20 Minuten) buchen Sie auf der Kontaktseite.